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負責任礦物供應鏈申訴信息處理流程

發(fā)布時間：2023-01-01 11:04:39 閱讀數(shù)：60

目的

廣東廣晟稀有金屬光電新材料有限公司認識到在受沖突影響和高風險區(qū)域從事礦產(chǎn)開采、交易、處理、出口存在可能形成重大負面影響的風險，并認識到我們有尊重人權(quán)、不助長沖突的義務，不對環(huán)境和社會帶來負面影響義務，我們承諾采納并廣泛推廣受沖突影響和高風險區(qū)域負責任礦物供應鏈政策，并將其納入與供應商簽訂的合同和/或協(xié)議之中。這一政策為礦產(chǎn)資源供應鏈全過程及沖突敏感的采購活動以及供應商的風險意識提供了基本參考。我們承諾遵守聯(lián)合國相關(guān)制裁決議，遵守適用執(zhí)行此類決議的國內(nèi)法律，承諾不參入任何會為沖突提供幫助或便利的行為。為此，公司建立了負責任礦物供應鏈申訴流程，并向社會開通了投訴通道，包括電話號碼、負責人，旨在愿意接受社會各界的監(jiān)督。申訴是公司對于供應鏈風險評定的重要環(huán)節(jié)，可以幫助公司對風險有效的進行識別，評估和降低礦石開采、交易、處理、出口存在可能形成重大負面影響的風險。本流程適用于本公司所有鉭原料來源。

依據(jù)

《負責任礦物審驗流程—錫和鉭審驗標準》、《廣東廣晟稀有金屬光電新材料有限公司認負責任礦物管理程序》、《廣東廣晟稀有金屬光電新材料有限公司負責任礦物供應鏈政策》

申訴內(nèi)容范圍要求及處理措施

3.1范圍

適用于本公司負責任礦物管理程序中所涉及的申訴及處理工作。

3.2職責

公司負責任礦物管理工作組負責申訴工作的處理，負責申訴信息的收集、處理、分發(fā)。管理工作組根據(jù)申訴內(nèi)容確定責任部門，分發(fā)給相關(guān)責任部門；相關(guān)責任部門對申訴內(nèi)容進行分析、調(diào)查，形成糾正和預防措施方案，提交總經(jīng)理；公司負責任礦物管理工作組負責跟蹤申訴處理結(jié)果。

3.3申訴程序

3.3.1 接收相關(guān)方關(guān)于負責任礦物供應鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息、詢問和申訴。具體如下：

各部門在其業(yè)務流程中設(shè)立接受申訴的渠道和方式，包括本部門員工的申訴渠道（如意見箱、懇談會等）、以及與本部門存在業(yè)務關(guān)系的客戶和其他利益相關(guān)方的申訴渠道（如客戶滿意度調(diào)查等）；

申訴信息的收集接收申訴意見的聯(lián)系人，電話和郵箱如下：

訾小姐電話：+0763-2886199 郵件：ctns723@163.com

負責任采購管理工作組代表公司設(shè)立、宣傳并維護公司層面接受申訴的渠道，包括公司網(wǎng)站、公司郵箱和社交媒體等，并應使利益相關(guān)方廣為知曉。
對于來自公司網(wǎng)站、意見箱中的申訴，也可采用匿名申訴的方式。

3.3.2 申訴的內(nèi)容

相關(guān)方對公司的供應鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內(nèi)容：

a、包含申訴方的名稱和聯(lián)系信息，并由申訴方的負責人簽字；

b、具體說明向何種事項提起申訴及理由；

c、附相關(guān)書面證據(jù)；

d、具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；

3.3.3 申訴信息的分類

公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊、重要申訴信息、不予受理信息。

a、一般信息：相關(guān)方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。

b、特殊或重要申訴信息，包括：管理不符合 RMAP 要求的信息；對公司的礦物采購涉及公司識別的高風險區(qū)域的信息，例如發(fā)現(xiàn)供應鏈中任何相關(guān)預警信號表明任何產(chǎn)品涉及《經(jīng)合組織指南》中提到的與礦產(chǎn)開采、處理、出口、運輸或貿(mào)易有關(guān)的嚴重侵權(quán)行為、非國家武裝團體、公共或私人安全武裝、賄賂及礦產(chǎn)原產(chǎn)地的欺詐性失實陳述、洗錢及向政府支付的稅收、費用、特許費等信息；對公司的礦物采購不符合公司的供應鏈政策的信息。

c、不予受理信息：

瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或疑似為獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴；沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的匿名投訴。

3.3.4 申訴的處理

申訴處理小組工作組應在收到申訴后 7 個工作日內(nèi)確認收到申訴，并填寫《申訴信息處理表》，在基于申訴是否符合3.3.2、3.3.3的基礎(chǔ)上確認接受或拒絕申訴。如果申訴被拒絕，應向申訴方提供書面解釋，并記錄在申訴登記冊中，不得采取進一步行動。

對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后7個工作日內(nèi)對上訴或投訴進行調(diào)查、審查和裁決。處理小組應盡最大努力在截止日期前完成工作，但在特殊情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以做出合理決定。這類措施的例子包括：咨詢專家、請求申訴方或其他人提供更多信息，申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。申訴決定以書面形式傳達給申訴方。

申訴決定應包含：

申訴決定：申訴決定是如何以及何時做出的任何新的建議

申訴的記錄：申訴處理工作人員將收到的申訴予以記錄，包括以下內(nèi)容：何人何時提交申訴；申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；接受或拒絕決定。

申訴結(jié)果

申訴人接受答復、處理意見或解決方案后，應配合相關(guān)部門填寫《供應鏈盡責申訴書》“申訴人確認”部分，承諾接受《申訴書》所列申訴結(jié)果，并不再就同一問題提出申訴或訴諸其他爭端解決機制，包括司法解決機制，并簽名確認。申訴處理結(jié)果應記錄為一式叁份的《供應鏈盡責申訴書》（附錄 1），一份交申訴人保存，一份交存所涉相關(guān)業(yè)務部門（涉及多個部門的，可制作相應副本），一份由公司負責任采購管理工作組匯總并存檔。

申訴跟進

申訴處理結(jié)果應從兩個層面加以跟進：（1）申訴結(jié)果得出并被申訴人接受后，由公司負責任采購管理工作組會同相關(guān)業(yè)務部門負責對申訴結(jié)果的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督。（2）公司負責任采購管理工作組應就申訴結(jié)果所顯示的公司在管理制度上的改進機會向公司最高管理層提出建議。